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中国民用机场协会公文处理实施细则

发布者:中国民用机场协会     发布时间: 2017-08-23
第一章 总 则
       第一条 为进一步推进中国民用机场协会(以下简称《机场协会》)公文处理规范化、制度化、科学化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)、《民航局机关公文处理实施办法》(民航发[2014]21号),结合机场协会公文处理工作实际,特制定本实施细则。
       第二条 公文是机场协会履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻上级精神,公布规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况的重要工具。公文是指以民航机场协会名义制作并符合国家、民航局公文格式标准的文件,以及工作紧急、内容不涉及秘密事项的明传电报。
       第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
       第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密、按责行文的原则。
       第五条 秘书处是机场协会公文处理工作的管理机构,行政综合部负责公文核稿、业务指导和督促检查,并设立专人负责日常的公文处理工作。各部门本着高效协同的原则,按职责分工完成公文处理的相关工作。
第二章 公文格式和适用范围
       第六条 公文的版式参照《党政机关公文格式》国家标准执行;公文用字一律从左至右横写、横排,公文用纸一般采用国际标准 A4型,左侧装订;公文使用汉字、数字、外文字符、计量单位、标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
       第七条 机场协会公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、机关发文标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成,主要包括版头、主体、版记      (一)版头:主要由有份号、密级和保密期限、紧急程度、机关发文标志、发文字号、签发人、版头中的分割线组成。涉密公文应当标注份号,一般用6位阿拉伯数字标注;涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和涉密期限,密级和涉密期限之间用“★”隔开,一般用3号黑体字;紧急公文根据紧急程度应当分别标注“特级”、“加级”,电报应当分别标注“特提”、“特级”、“加级”、“平级”,一般用3号黑体字;机关发文标志由中国民用机场协会加“文件”二字组成,联合行文时发文机关可以并列使用联合发文机关名称,一般应将主办机关排列在前;发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成,年份应标全称并加六角括号,年份和顺序号均使用阿拉伯数字;上行文应当注明签发人姓名,标注在发文机关标志之下,横线之上右侧位置,签发人用3号仿宋体字加冒号,签发人姓名用3号楷体字。
     (二)主体:主要由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件等组成。公文标题一般由发文机关、事由、文种组成,用2号小标宋体字;主送机关一般顶格单独标列在标题之下空一行、正文的上一行,受理机关应当使用机关全称或规范化简称;正文的主体,用来表述公文的内容;公文有附件,应当说明附件的顺序号和名称,应当在正文下空一行,成文日期之上上编排“附件”二字。附件应当另页编排,在附件左上角顶格用3号黑体字标注“附件”字样,如有多个附件应标明序号;发文机关署名“中国民用机场协会”全称;成文日期以负责人签发日期为准,标在发文机关署名正下方;印章要端正、居中下压发文机关署名和成文日期。
     (三)版记:主要由分割线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。抄送机关是除主送机关外,需要执行或者知晓公文的机关;印发机关和印发日期编排在抄送机关之下,左侧注明中国民用机场协会,右侧注明印发日期;公文的页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘,数字左右各放一条线。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
       第八条 公文适用范围:
     (一)以机场协会名义对外发出具有法律效力的文件,包括请示、批复、报告、通报、通告、公告、意见、通知、函、决议、决定、纪要等;
     (二)协会签收的外部文件,包括民航局、民政部文件,会员单位、国际组织、相关业务往来单位的各类文件、函件等。
     (三)机场协会内部制发的文件,包括协会制定的规章制度、会议纪要、工作简报、机构设置和调整、人事聘任和解聘通知、奖惩及员工薪酬福利等文件。
第三章 行文规则
       第九条 公文起草要突出思想性、针对性和可操作性,行文应当确有必要,做到开门见山、观点鲜明、结构严谨、条理清楚、用语准确,文字精练。可长可短的公文尽量要短;可发可不发的公文尽量不发。
       第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要行文的,应当同时抄送被越级机关。党政之间不能交叉行文。
       第十一条 向上行文,主要包括请示、报告,发文标志为“中国民用机场协会”、代字为“机场协会”的公文。原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关;请示应当一文一事,不得在报告中加带请示事项;报送民航局的公文一般为两份。
       第十二条 向下行文,主要包括决定、决议、通告、通知、通报、批复、意见等,发文标志为“中国民用机场协会文件”、代字为“机场协会发”的公文。原则上下行文主送受理机关;重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
       第十三条 平行文是没有隶属关系的行文,一般用函商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。发文标志为“中国民用机场协会”,代字为“机场协会函”的公文。
       第十四条 纪要主要用于记载议定的事项、传达会议精神、研究的相关议题,发文标志为“中国民用机场协会会议纪要”、“中国民用机场协会理事长办公会纪要”的公文,会议纪要不加盖印章。
       第十五条 机场协会必要时可以联合行文,发文机关标志可以并列使用联合发文机关名称,联合行文时一般将主办机关排列在前,使用主办机关的发文字号。
第四章 公文拟制
       第十六条 公文拟制包括公文起草、审核、签发等程序。
       第十七条 公文起草应当做到:(一)符合国家法规和党的方针政策,完整准确体现机场协会意图;(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行;(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练;(四)文种正确,格式规范;(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见,力求达成一致;(六)人名、地名、时间、数字、引文准确;(七)结构层次序数,第一层次为“一”,第二层次“(一)”,第三层次为“1.”,第四层次为“(1)”。一般第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三、四层用仿宋体字;(八)公文使用规范化简称,应当先用全称并注明简称。
       第十八条 公文文稿签发前,应当由部门领导、行政综合部进行初步审核把关,报分管副秘书长审阅签署意见后,提交秘书长进行审核。审核重点是:(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。(二)内容是否符合国家法规和行业相关政策;是否完整准确体现机场协会意图;所提政策措施和办法切实可行。(三)涉及行业、会员的事项是否经过充分协商并达成一致意见。(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号是否规范。(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。经过审核符合条件的,报机场协会领导;符合发文条件但内容需要进一步修改的,由起草单位人员修改后重新报送。
       第十九条 公文应当经过机场协会负责人审批签发。根据领导授权和分工,领导签发:(一)秘书长:协会周例会纪要、秘书处通知、业务培训通知、普通函件、发布重大对外新闻稿;(二)专职副理事长;涉及各专业委员会相关事务的会议通知、工作报告、会议纪要;(三)理事长:会员大会、理事会、理事长办公会以及其它重要会议的通知;向上级报送的请示、报告,行业间重要的函件,会议纪要;向理事单位、监事会报送的相关文件等。(四)经理事长授权,专职务副理事长可以签发机场协会的其他文件、电报。
       第二十条 签发人签发公文,应当签署明确意见、姓名和完整日期;签阅或者签名的,视为同意,联合发文由所有联署单位的负责人会签。
第五章 发文办理
       第二十一条 发文办理是指印制和分发公文的过程。秘书处和各部门、专业委员会要严格审核把关,严格执行办文规则和程序。发文办理的程序是:(一)复核:经过负责人签批的公文,印发前由行政综合部对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需要作出实质性修改的,应当报原来签批人复审。(二)登记:经过复核后的公文,主办部门应到行政综合部及时登记,确定发文字号,按照发文范围和存档要求确定印制份数。(三)印制:经过主办部门到行政综合部登记后的公文,方可印制。文稿印制要讲求时效,保证质量,做到版面整洁。涉及秘密的公文在符合保密要求的场所印制。(四)用印:用印前,印章管理人员应按照机场协会印章管理规定,需要审核签发人与使用的印章权限是否相符,登记编号后方可用印;印章要上不压正文,下骑年盖月。(五)核发:公文印制完成后,主办部门应当对公文质量进行检查,然后统一分发。
       第二十二条 重要紧急、涉及秘密的公文,机场协会派专人专车送达。
第六章 收文办理
       第二十三条 收文办理是指收到公文的办理过程。收文办理的程序是:(一)登记:公文签收由秘书处行政综合部负责签收。公文签收后,由专人负责拆分核查,清点登记;(二)初审:对收到的公文,行政综合部进行审查,不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由;(三)承办:阅知性公文,应当报送秘书长审阅,根据公文内容、要求、和工作需要,确定范围后分送;批办性公文,应当报送秘书长审阅后,按照领导分工,报协会副理事长、理事长批示,转有关部门办理;需要两个部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限;(四)传阅:根据领导批示和工作需要,及时将公文送传阅对象阅知,或者批示;(五)催办:及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结;(六)答复:公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位、人员。
第七章 公文管理
       第二十四条 公文统一由行政综合部专人管理,确保管理严格规范,充分发挥公文效能。
       第二十五条 复制秘密级以上的公文,应当符合行业有关规定,并经过机场协会秘书长以上领导批准。复制秘密级以上的公文,保管者视同原件管理。
       第二十六条 公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关、或者权力机关根据职权范围和有关规定决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日失效。
       第二十七条 符合归档的公文,按有关规定存档。不具备归归档的和保存价值的公文,经过批准后销毁。
       第二十八条 机构合并时,全部公文应当随之合并管理;机构撤销时,需要归档的公文整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离开岗位时,应当将保存、借用的公文按规定移交、清退。
第八章 附 则
       第二十九条 本实施细则由机场协会秘书处负责解释。
       第三十条 本实施细则自发文之日起施行,原《秘书处文件收发、流转、审批管理(试行)办法》同时废止。
 
 
附件1:机场协会发文标志和发文字号
序号
发文标志
发文字号
1
中国民用机场协会
机场协会xxxxxx
2
中国民用机场协会文件
机场协会发xxxxxx
3
中国民用机场协会明传电报
机场协会发明电xxxxxx
4
中国民用机场协会
机场协会函xxxxxx
5
中国民用机场协会会议纪要
xxxxx
6
中国民用机场协会理事长办公会纪要
xxxxx
7
中国民用机场协会党支部
机场协会党xxxxxx
8
中国民用机场协会简报
x
9
中国民用机场协会理事会工作简报
x期(总X期)
10
中国民用机场协会呈批件
 
11
中国民用机场协会发文稿纸
 
12
中国民用机场协会发文登记
 
13
中国民用机场协会收文登记
 
 
 附表3 公文制作中各要素标识的参照《党政机关公文格式》标准
公文要素
字号及字体
备注
版面
页边与版心尺寸
 
公文用纸天头(上白边)为37mm,订口(左白边)为28mm,版心尺寸为156mmx225mm。
字体和字号
3号仿宋字
特定情况可以适当调整
行数和字数
 
每面22行,每行排28字,并撑满版心。特定情况可以适当调整
文字的颜色
 
公文中文字的颜色均为黑色
版头
密级和保密期限
3号黑体字
顶格编排在版心左上角第二行,保密期限用阿拉伯数字标注。
发文机关标志
小标宋体字
居中排布,上边缘至版心为35mm,颜色为红色,联合发文时,主办机关排列在前,如有“文件”二字,置于发文机关右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
发文字号
3号仿宋字
年份标全称,用六角括号〔〕;上行文的发文号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处同在一行。
签发人
3号仿宋字
“签发人”三字加全角冒号,居右空一字
签发人姓名
3号楷体字
如多个签发人时,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右,从上到下编排,一行排两个姓名,回行时上一行第一个签发人姓名对齐。
主体
标题
2号小标宋体字
编排于红色分割线下空二行位置,分一行或多行排布,回行时,要词意完整,排列对称,间距恰当,应当使用梯形或菱形。
主送机关
3号仿宋字
位于标题下空一行。居左顶格,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
正文
3号仿宋字
主送单位名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。文中结构层次序数用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,第一层用黑体,第二层用楷体,第三层和第四层用仿宋体字标注。
附件说明
3号仿宋字
在正文下空1行填写“附件“二字,后标全角冒号和附件名称,如多个附件,用阿拉伯数字标注顺序号(“附件:1.xxxxx”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称首字对齐。
成文日期
 
一般右空四字编排。印章用红色,不得出现空白印章。
成文日期中数字
3号仿宋字
用阿拉伯数字将年、月、日标全。年份应标全称,月、日不编虚位。
特殊情况说明
 
公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签字章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。
附注
3号仿宋字
局左空二字加圆括号编排在成文日期下一行)标明经办单位、经办人、电话。
版记
版记中的分割线
 
版记中的分割线与版心等宽,首条和末条分割线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间分割线用细线(推荐高度为0.25mm).首条分割线位于版记中第一个要素之上,末条分割线与公文最后一面版心下边缘重合。
抄送机关
4号仿宋字
在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
印发单位和   印发日期
4号仿宋字
编排在末条分割线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全。年份应标全称,月、日不编虚位,后加“印发”二字。
页码
4号半角宋体
阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm,单页码居右空一字,双页码局左空一字。公文版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
 


  

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