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协会制度

中国民用机场协会文件收发、流转、 审批管理办法

发布者:中国民用机场协会     发布时间: 2015-06-05

一、目的

为了进一步规范协会秘书处的文件管理流程,结合实际工作需要,特制定《秘书处文件收发、流转、审批管理制度》,以要求各部门高效、协同,按要求、按职责完成各项工作。本管理制度会同协会其它管理制度一同纳入员工年度考核范畴。 

 

二、适用范围

(1)以协会名义对外发出的文件,包括请示、报告、通知、函件、决议、决定、会议纪要等。

(2)协会内部下发的文件,包括公司规章制度、体制机构变动或干部任免事项、有关奖惩的决定和通报、员工福利等工作的决定、其他有关协会重大事项的文件。

(3)协会的课题研究项目、培训、人事劳资、物资供应等协议合同。

 

三、管理职责

(一)协会领导

签发、审批、审核、阅知协会内部及外部文件。

(二)行政综合部

1、各部门上报协会领导审批的各类文件流转由行政综合部归口统一管理。送件部门(人)应按要求填写呈批件,并连同文件一起交由行政综合部。行政综合部负责按流程上报领导并及时将审批意见反馈、回传给报送部门。

2、负责签发后文件的盖章、转发、登记工作。

3、签发后的协会文件由行政综合部统一归档。

4、负责外部往来文件的签收、报批、登记、催办、督办工作。

(三)各部门领导

1、审核本部门草拟公文。

2、承办指挥部外来公文。

3、负责签发后的部门文件归档工作。

1、审核本部门草拟公文,视情确定该公文的会签部门;

2、对涉及本部门职责范围内的公文签署明确意见;

3、阅知、拟办、承办指挥部外来公文。

(四)各级管理人员

依据岗位职责,作为公文的主办人,严格遵循“首办负责制”原则,拟写、承办并跟踪公文的全程流转。

(1)协会文件由领导指定的人员负责拟稿、审核。部门文件由各部门负责拟稿、审核。

(2)各部门上报协会领导审批的各类文件流转由行政综合部归口统一管理。送件部门(人)应按要求填写呈批件,并连同文件一起交由行政综合部。行政综合部负责按流程上报领导并及时将审批意见反馈、回传给报送部门。

(3)文件形成后,由理事长签发,或由理事长授权其他领导签发。

(4)行政综合部负责签发后文件的盖章、转发及登记工作。签发后的协会文件由行政综合部负责归档,签发后的部门文件由各部门负责归档。

(5)外部往来文件由行政综合部负责签收,签收后应及时报送有关领导并做好收发登记工作。属急件的,应在签收当日报送。

 

四、 收发文流程

(1)发文流程

拟稿→审核→领导审批、签发→编文号→校对→打印→公文→盖章→分发→归档。

(2)收文流程

签收→登记→领导签批→承办→催办→任务完成→归档。

 

五、其它相关要求

1、签收人要对签收文件进行认真清点,检查有无错收、缺页等现象,发现问题及时联系解决。

2、外出人员开会带回的文件及资料应及时送交各部门或行政综合部进行登记、归档,不得个人保存。

3、承办部门收到交办的文件后应及时办理,不得延误、推诿。紧急文件应当按时限要求办理,确有困难的,应当予以说明。

4、行政综合部应对盖章文件及时进行印章登记。

5、工作人员调离工作岗位时,应及时移交本人暂存、借用的文件。

6、由行政综合部负责归档的文件:

(1)民航局、民政部的来文,包括对协会报告、申请的批复。

(2)协会发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、通知、工作总结、领导发言和年度财务预算及收支报告等。

(3)会员大会、理事会、理事长办公会及其它专题会议的纪要、发言、决议等文件。

7、各部门日常工作中形成的项目活动资料,由各部门负责归档。联合办理的文件,原件由主办部门整理、归档,其他部门保存复印件或其他形式的文件副本。

8、文件被撤销收回,视作自始不产生效力;文件被废止,视作自废止之日起不产生效力。

9、文件处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则,做到准确、及时、安全;必须严格执行有关保密规定,机密文件不得翻印、转发,接触机密公文的员工,应确保机密不被泄露或利用。

 

六、附则

1、本管理制度自理事长审定公布之日起执行,修改时亦同。

2、本管理制度适用于协会对内及对外的各种正式文件,协议合同类文件另行出台相应制度规定。

 

七、附件

1、协会秘书处文件呈批件

2、文件收发登记薄

3、印章管理登记薄

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